최고의 소기업 관리 소프트웨어

파일을 잃어버리고, 마감일을 놓치고, 끝이 없는 그룹 채팅까지?—소규모 비즈니스는 금방 복잡해집니다.

하지만 혼란에 익숙해질 필요는 없습니다.
적절한 비즈니스 관리 소프트웨어만 있으면 모든 것을 한곳에서 정리하고, 실제로 비즈니스를 운영하는 일 자체를 즐길 수 있습니다.

 

이 글에서는 모든 소규모 비즈니스가 활용할 수 있는 최고의 도구들을 소개합니다:

1. 올인원 프로젝트 및 팀 관리 도구:

• ClickUp – 모든 작업, 문서, 커뮤니케이션을 한곳에 모아 앱 사이를 오가며 시간을 낭비하지 않게 해줍니다.
• Monday.com – 누가 어떤 일을 하고 있는지 한눈에 보여주고 팀에 마감일을 자동으로 알려줘서, 빠지는 일이 없게 해줍니다.
• Bitrix24 – 프로젝트 대시보드 안에서 바로 채팅, 통화, 공동 편집을 제공해 Slack + Zoom + Google Docs를 대체합니다.
• Taskade – 보고서 초안 작성, 아이디어 브레인스토밍, 체크리스트 관리 등을 해주는 AI 도우미를 만들어 수작업 시간을 몇 시간씩 절약할 수 있습니다.
• Asana – 큰 프로젝트를 담당자와 마감일이 명확한 작은 단계로 나눠, 다음에 무엇을 해야 하는지 항상 알 수 있고 혼란을 피할 수 있게 해줍니다.

2. 시간 및 재무 관리

• Paymo – 각 고객 프로젝트에 정확히 몇 시간을 썼는지 추적하고 청구서를 자동으로 생성해, 절대 적게 청구하지 않도록 도와줍니다.
• FreshBooks – 모든 청구서, 결제, 지출을 하나의 시스템에 보관해 스프레드시트를 뒤지거나 청구서를 잊는 일이 없어집니다.
• Toggl Track – 매주 팀의 시간이 실제로 어디에 쓰이는지 보여줘 비생산적인 작업을 줄이고 정확하게 청구할 수 있게 도와줍니다.
• Clockify – 팀이 시작/중지만 누르면 되는 무료 도구로, 주말이 되면 근무 시간과 비용에 대한 명확한 보고서를 받을 수 있습니다.

3. 문서 검색 및 지식 관리

• SeekFast – 수천 개의 문서를 즉시 스캔해 필요한 정확한 문장을 보여주므로, 파일을 하나씩 열어보며 시간을 낭비하지 않게 됩니다.

4. 고객 관리 (CRM)

• Salesforce Starter – 모든 고객 정보, 거래, 이메일을 한곳에 저장해 더 빠르게 후속 조치를 하고 영업 기회를 놓치지 않게 해줍니다.

5. 소셜 미디어 관리

• Buffer – 한 번에 일주일치 게시물을 예약하고 자동으로 게시해 매일 수동으로 올리느라 시간을 낭비하지 않게 해줍니다.

 

좋습니다, 이제 여러분의 비즈니스에 맞는 올바른 선택을 할 수 있도록 하나씩 살펴보겠습니다:

 

올인원 프로젝트 및 팀 관리 도구:

Click Up

Clickup은 스스로를 “everything app”이라고 부르는데, 소규모 팀에게는 거의 그 말이 맞습니다 — 하나의 플랫폼 안에서 작업, 문서, 목표, 채팅, 심지어 화면 녹화까지 관리할 수 있습니다.

매우 높은 수준으로 맞춤 설정이 가능합니다. 목록, 보드, 캘린더, Gantt 보기 사이를 전환할 수 있고, 마케팅 캠페인, 제품 로드맵, 고객 프로젝트 같은 용도의 템플릿도 사용할 수 있습니다. 내장 시간 추적 기능과 AI 글쓰기 도우미는 추가 단계를 줄여주고, 화면 녹화 기능은 끝없는 이메일 없이도 문제를 쉽게 설명할 수 있게 해줍니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 작업, 문서, 채팅, 시간 추적을 하나의 플랫폼에 통합합니다.
• 즉시 사용할 수 있는 템플릿으로 프로젝트를 빠르게 설정할 수 있습니다.
• AI 도구가 설명이나 체크리스트를 자동으로 작성해줍니다.
• 화면 녹화와 공유 가능한 클립으로 커뮤니케이션이 간단해집니다.

플랜 및 가격:

• Free Forever: 저장 공간은 100MB이지만 무제한 작업, 문서, 멤버를 포함합니다. 테스트나 1인 사용에 적합합니다.
• Unlimited: $7/user/month; 저장 제한을 없애고, 연동, 대시보드, 게스트 기능을 추가합니다.
• Business: $12/user/month; 고급 시간 추적, 작업량 보기, 목표 추적 기능이 추가됩니다.
• Enterprise: 맞춤형 가격, SSO 및 추가 보안 제어 포함.
• Trial: 유료 플랜에 대해 14일 무료 체험 제공.

 

템플릿으로 워크스페이스와 작업 만들기

Clickup에서는 ‘Workspace’를 만들게 되는데, 이것은 팀, 부서 또는 특정 프로젝트를 함께 진행하는 사람들의 그룹이 될 수 있습니다. 시작할 때 Clickup은 다양한 운영/팀에 걸친 여러 템플릿을 제공합니다. 예를 들어 SEO 에이전시 템플릿, 마케팅 템플릿, 애자일 템플릿 등이 있습니다. 직접 만들어 저장할 수도 있습니다.

템플릿 가져오기를 선택하면, 소프트웨어가 해당 템플릿의 전체 작업과 연동까지 가져올지 묻습니다. 가져오고 싶은 필드를 사용자 지정으로 선택할 수 있습니다.

다양한 보기 방식

워크스페이스는 디렉터리처럼 여러 프로젝트를 담을 수 있습니다. 작업과 하위 작업을 만들고, 사람에게 할당할 수 있습니다. 예를 들어 ‘SEO agency’ 템플릿으로 워크스페이스를 만들면, 이 경우 ‘Kanban view’를 얻게 됩니다. 하지만 다양한 보기 방식(목록, 캘린더 등)을 추가할 수 있고, 작업도 목록 형태에만 국한되지 않고 어떤 형식으로든 생성할 수 있습니다.

작업 설명 안의 AI

작업 생성은 매우 쉽고 맞춤 설정 폭도 큽니다. 설명 작성에 AI를 사용할 수 있습니다. 게다가 슬래시 ‘/’로 시작하는 명령어를 입력할 수 있는 인라인 인터페이스도 있습니다. 그래서 모든 작업을 하나의 인터페이스와 몇 번의 클릭으로 처리할 수 있습니다.

화면 클립 만들기

Clickup에서 찾은 또 다른 흥미로운 기능은 클립 공유 기능이었는데, 화면을 녹화하면 온라인에 저장되고 공유 가능한 ink와 함께 제공됩니다. 이는 팀이 IT 부서와 오류를 공유하고 이에 대한 상담을 구하려 할 때, 또는 떠올릴 수 있는 여러 다른 상황에서 매우 유용합니다.

시간 추적

이 앱에는 전용 시간 추적 옵션이 있어 각 작업의 작업 시간을 기록할 수 있습니다. 여기서 모든 팀원의 작업 시간을 확인할 수 있습니다. 특히 고객에게 청구 가능한 시간을 제공하려는 경우 유용합니다.

장점:

• 다양한 프로젝트 보기와 템플릿으로 매우 유연합니다.
• 내장 시간 추적 및 작업량 관리 기능을 제공합니다.
• 글쓰기와 작업 생성을 위한 인라인 AI 도우미가 있습니다.
• 빠른 팀 커뮤니케이션을 위한 독특한 화면 녹화 기능이 있습니다.
• 대부분의 경쟁사와 비교해 무료 플랜이 매우 후합니다.

단점:

• 학습 곡선이 가파릅니다 — 옵션이 너무 많아 신규 사용자는 압도될 수 있습니다.
• 매우 큰 프로젝트나 데이터가 많은 워크스페이스에서는 느리게 느껴질 수 있습니다.
• 맞춤 설정을 제대로 하려면 시간이 걸립니다.

 

Monday.com

소규모 팀은 누가 무엇을 하고 있고 언제까지 해야 하는지 파악하는 데만 시간을 잃는 경우가 많습니다. Monday.com은 모든 프로젝트 단계를 한눈에 보여주는 컬러풀한 보드와 타임라인으로 이 문제를 해결합니다. 작업을 할당하고, 마감일을 추가하고, 끝없는 상태 회의 없이 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 자동화는 반복적인 알림을 처리해주고, 내장 시간 추적(Pro 플랜)은 청구서 작성이나 생산성 보고를 훨씬 쉽게 만들어줍니다.

Monday는 여러 관리 제품을 제공하지만, 여기서는 Monday Work Management에 초점을 맞추겠습니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 몇 초 만에 프로젝트 상태를 명확히 보여주는 시각적 대시보드.
• 반복적인 관리 업무를 줄여주는 자동화.
• 시간과 청구를 정확하게 유지해주는 내장 시간 추적(Pro 플랜).

플랜 및 가격:

• Free: 2석과 3개 보드로 제한 — 테스트용으로는 괜찮지만 실제 업무에는 너무 제한적입니다.
• Basic: $9/seat/month부터, 무제한 보드와 5 GB 저장 공간 포함.
• Standard: 타임라인/캘린더 보기, 게스트 접근, 월 250회 자동화 추가.
• Pro: $19/seat/month부터, 시간 추적, 월 25,000회 자동화, 고급 보고 기능 포함.
• Trial: 유료 플랜에 대해 14일 무료 체험 제공.

 

첫 번째 프로젝트 만들기

온보딩 과정에서 첫 번째 프로젝트를 만들라는 안내를 받게 됩니다. 기능을 탐색하기 위한 테스트 프로젝트일 수도 있고, 이미 계획해 둔 실제 프로젝트일 수도 있습니다. Owner Details, Status, Priority, Due Date 같은 기본 열을 필요에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다.

Monday의 가장 큰 장점은 단순함과 컬러풀한 특성입니다. 프로젝트, 작업, 대시보드가 설정 과정에서 함께 생성되므로 인터페이스 탐색이 더 쉽습니다. 다만 다른 일부 프로젝트 관리 도구와 달리, Monday는 프로젝트용 사용자 지정 템플릿을 제공하지 않기 때문에 하위 작업은 직접 만들고 편집해야 합니다.

컬러풀하고 사용자 친화적인 인터페이스

Monday에서 가장 먼저 눈에 띄는 점은 생생한 색상 활용입니다. Status, Priority, Timeline 같은 필드는 색상으로 구분되어 작업을 시각적으로 쉽게 구별할 수 있게 해줍니다. 다만 일부 사용자에게는 색상이 너무 많아 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.

Monday.com에서 편집도 간단합니다. 프로젝트 이름 바꾸기, 필드 추가, 작업 맞춤 설정 등 무엇이든 클릭만 하면 옵션이 나타납니다. Gantt View 같은 여러 프로젝트 타임라인 보기를 만들 수 있지만, 작업 편집은 대개 메인 테이블 보기에서 하는 것이 더 간단합니다.

커뮤니케이션 및 문서 협업

Monday의 Workspace는 문서, 프로젝트, 관련 항목을 정리할 수 있는 폴더처럼 작동합니다. 커뮤니케이션을 위해서는 프로젝트 토론용 별도 보드와 각 작업별 댓글 보드가 있습니다.

내장 시간 추적

Monday는 내장 시간 추적 기능을 제공하는 몇 안 되는 PM 소프트웨어 중 하나입니다. 다른 열처럼 시간 추적 열도 추가할 수 있습니다. 수동 추적과 타이머 추적을 모두 지원합니다. 이 기능은 작업 시간 기준으로 고객에게 청구하는 프리랜서에게 특히 유용합니다.

다양한 자동화 템플릿

단순한 인터페이스에도 불구하고 Monday는 강력한 자동화 기능을 제공합니다. 예를 들어 알림을 설정하거나 프로젝트 타임라인을 서드파티 앱과 동기화할 수 있습니다.

Monday 앱 마켓플레이스

Monday의 마켓플레이스에는 기능을 확장할 수 있는 수백 개의 앱이 포함되어 있습니다. 문서 관리, 커뮤니케이션, 시간 추적, 마케팅용 앱을 추가하거나, 다른 프로젝트 관리 도구와 연동할 수도 있습니다.

장점:

• 기술적이지 않은 팀도 매우 쉽게 설정하고 탐색할 수 있습니다.
• 색상으로 구분된 보드와 타임라인 덕분에 프로젝트 상태를 한눈에 보기 쉽습니다.
• 내장 시간 추적(Pro 플랜)으로 청구와 생산성 관리에 도움이 됩니다.
• 강력한 자동화 옵션이 반복적인 관리 업무를 줄여줍니다.
• 수백 개의 연동을 제공하는 큰 앱 마켓플레이스가 있습니다.

단점:

• 무료 플랜이 너무 제한적입니다(좌석 2개, 보드 3개만 제공).
• Gantt 차트로 프로젝트를 처음부터 구축할 수 없습니다.
• 하위 작업 구조를 효과적으로 사용하려면 추가 맞춤 설정이 필요합니다.
• 색상이 많은 인터페이스가 일부 사용자에게는 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.

 

 

Bitrix24

Bitrix24는 단순한 프로젝트 도구가 아닙니다 — 올인원 협업 플랫폼입니다. 작업 목록과 프로젝트 추적 외에도 팀 채팅, 화상 통화, 내장 CRM, 실시간 문서 편집 기능을 포함합니다.

이 덕분에 커뮤니케이션과 프로젝트 관리를 위해 별도의 앱을 번갈아 사용하고 싶지 않은 소규모 비즈니스에 특히 유용합니다. 하나의 워크스페이스 안에서 프로젝트를 만들고, 작업을 할당하고, 시간을 추적하고, 파일을 저장할 수 있어 추가 구독 필요성을 줄여줍니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 프로젝트 관리와 채팅, 통화, 화상 회의를 결합합니다.
• 실시간 문서 협업으로 Google Docs나 Word 파일 공유가 필요 없어집니다.
• 내장 CRM 기능으로 프로젝트와 함께 고객도 관리할 수 있습니다.
• AI CoPilot이 도구 안에서 직접 콘텐츠나 계획 초안을 작성해줍니다.

플랜 및 가격:

• Free: 기본 프로젝트 및 협업 기능과 함께 사용자 수 무제한.
• Basic: $61/month for 5 users부터, 확장된 저장 공간과 기능 포함.
• Standard & Professional: 더 많은 자동화, 강력한 CRM, 고급 협업 도구를 제공하는 상위 플랜.
• Trial: 프리미엄 플랜에 대해 14일 무료 체험 제공.

 

Bitrix에서 프로젝트 만들기

처음에는 눈에 띄는 ‘Create’ 버튼을 사용해 프로젝트를 만듭니다. 프로젝트가 만들어진 후에는 같은 버튼으로 작업을 생성합니다. 프로젝트 생성에 필요한 정보는 많지 않습니다. ‘Project’, 설명, 공개 범위, 추가할 멤버만 입력하면 됩니다.

작업 추가하기

프로젝트를 설정한 뒤에는 Create 옵션을 사용해 여러 작업을 추가할 수 있습니다. 작업은 다른 사용자에게 할당할 수 있으며, 설명은 Bitrix AI CoPilot을 이용해 보강할 수 있습니다. 이 AI 도우미에는 SMM Manager나 Marketing Specialist 같은 역할을 위한 사전 학습된 봇이 포함되어 있고, 특정 요구에 맞는 사용자 지정 봇도 만들 수 있습니다.

AI CoPilot

AI CoPilot은 채팅을 통해서도 접근할 수 있습니다. 관련 봇을 검색하고 도움을 요청할 수 있습니다. 예를 들어 콘텐츠 계획을 세워 달라고 하거나 글의 개요를 만들어 달라고 요청할 수 있습니다.

개인 채팅 및 화상 통화

작업 기반 댓글 외에도 Bitrix24는 전용 채팅 및 화상 통화 기능을 제공합니다. 팀원들은 원활하게 채팅하고, 그룹을 만들고, 협업하고, 온라인 회의를 주최할 수 있습니다.

실시간 문서 협업

작업 내에서 공유되거나 사용자가 업로드한 문서는 Bitrix24 안에서 실시간으로 편집할 수 있습니다. 여러 사용자가 동일한 문서에서 동시에 작업할 수 있어 협업이 효율적이고 번거롭지 않습니다.

 

장점:

• 작업, 커뮤니케이션, 문서를 한곳에 모은 올인원 솔루션입니다.
• 실시간 편집으로 팀워크가 더 빨라집니다.
• 화상 통화와 채팅으로 추가 소프트웨어 필요성을 줄여줍니다.
• 프로젝트용 시간 추적 기능이 내장되어 있습니다.
• CRM 연동으로 고객 업무를 프로젝트와 직접 연결할 수 있습니다.

단점:

• 인터페이스가 복잡하고 구식처럼 느껴질 수 있습니다.
• 즉시 사용할 수 있는 프로젝트 템플릿이 없습니다.
• 일부 고급 기능은 더 비싼 상위 플랜에서만 사용할 수 있습니다.

 

Taskade

Taskade는 AI를 중심으로 만들어진 프로젝트 관리 도구입니다. 단순히 작업을 정리하는 기존 플랫폼과 달리, Taskade에서는 블로그 글 초안을 쓰고, 아이디어를 브레인스토밍하고, 워크플로를 만들어주는 AI 에이전트를 생성할 수 있습니다. 가볍고 단순해서 무겁고 복잡한 시스템이 필요 없는 프리랜서나 아주 작은 팀에게 매력적입니다. 작업과 프로젝트 외에도 내장 채팅과 화상 통화 기능이 있어 협업이 같은 워크스페이스 안에서 이루어집니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 콘텐츠, 계획, 체크리스트를 생성할 수 있는 AI 에이전트.
• 빠른 커뮤니케이션을 위한 내장 화상 채팅과 메시징.
• 반복 작업을 빠르게 처리하도록 돕는 자동화 옵션.
• Linux를 포함한 모든 주요 시스템에서 작동.

 

플랜 및 가격:

• Free: AI 에이전트 1개와 하루 최대 5회 요청 포함.
• Pro: $8/user/month부터, 더 많은 AI 요청, 고급 보기, 자동화 추가.
• Ultimate/Team Plans: $16/user/month부터, 여러 AI 에이전트가 협업 가능.
• Trial: 유료 버전에 대해 15일 무료 체험.

 

가입 및 대시보드

새로운 Taskade 계정에 가입하면 빈 대시보드에서 시작합니다. 화면 왼쪽에서 작업을 만들고, 캘린더와 동기화하고, 중요한 항목에 플래그나 별표를 표시할 수 있습니다.

작업 생성 방식은 다른 도구와 비슷하며, 설명을 추가하고 나머지는 AI가 처리하게 하면 됩니다. 파일에서 가져올 수도 있지만, 별도의 사용자 지정 템플릿은 없습니다.

AI 에이전트

Taskade의 독특한 기능은 특정 작업을 위한 가상 AI 에이전트를 만들 수 있다는 점입니다. 예를 들어 미리 작성된 프롬프트를 가진 블로그 작성 에이전트를 만들고, 어조, 언어, 기능을 맞춤 설정할 수 있습니다. 지식 베이스를 제공하고, 링크, 비디오, Google Drive, Dropbox 파일을 추가해 학습시키면서 에이전트를 강화할 수 있습니다.

현재로서는 응답이 빠르고 유용하지만, 문장 반토막이나 잘린 구절 같은 서식 문제를 볼 수 있습니다.

AI 팀

AI 팀은 여러 에이전트가 함께 작업할 수 있게 해줍니다. 예를 들어 저는 SEO 에이전트, 로드맵 플래너, 소셜 미디어 에이전트를 조합해 성장 전략을 만들어봤습니다. 아이디어는 유망했지만, 검토해보니 에이전트들이 여전히 개별적으로 응답하고 있었습니다. 다만 이는 향후 업데이트에서 개선될 수 있습니다.

자동화

Taskade는 워크플로를 단순화하는 자동화 기능도 제공합니다. 예를 들어 주간 뉴스레터 초안을 설정하거나 YouTube, HubSpot, MailChimp 같은 도구와 동기화할 수 있습니다. 자동화는 YouTube 영상 필사나 이메일 목록 동기화 같은 작업을 트리거할 수 있습니다.

 

장점:

• 콘텐츠와 계획 수립 시간을 절약해주는 AI 기반 기능.
• 크로스 플랫폼 지원(Windows, macOS, Linux, iOS, Android).
• 앱 내 채팅 및 화상 통화.
• 인기 도구와의 자동화 연동.
• 1인 창업자와 소규모 원격 팀에 적합.

단점:

• 프로젝트 인사이트와 보고 기능이 제한적입니다.
• AI 응답이 때때로 일관되지 않거나 편집이 필요합니다.
• 전통적인 프로젝트 관리 기능의 깊이가 부족합니다.

 

Asana

소규모 팀을 관리하다 보면 작업이 이메일 스레드 속에 묻히고, 마감일이 갑자기 닥치며, 누가 무엇을 맡았는지 아무도 확신하지 못하는 경우가 많습니다. Asana는 프로젝트를 명확한 단계로 나누고, 마감일을 눈에 띄게 하며, 담당자를 지정할 수 있는 하나의 공유 워크스페이스를 제공해 이 문제를 해결합니다.

일일이 관리하거나 업데이트를 쫓아다니는 대신, 자동 알림, 진행 상황 추적, 현재 상황을 정확히 보여주는 보고서를 받을 수 있습니다.

플랜 및 가격:

• Personal (Free): 최대 10 users까지 작업 목록, Kanban 보드, 캘린더 보기, 기본 연동 제공. 1인 창업자나 소규모 팀에 적합합니다.
• Starter: $10.99/user/month (annual) 또는 $13.49 (monthly). 사용자 무제한, Gantt 타임라인, Workflow Builder, 보고 대시보드, 사용자 지정 필드, 무제한 자동화 포함.
• Advanced: $24.99/user/month (annual) 또는 $30.49 (monthly). Goals, Portfolios, Workload 관리, 내장 시간 추적 추가 — 많은 프로젝트를 동시에 처리하는 에이전시나 팀에 유용합니다.
• Discounts: 비영리 단체는 50% 할인.
• Trial: 모든 프리미엄 기능을 테스트할 수 있는 무료 체험(보통 30일).

 

워크스페이스, 프로젝트, 작업, 대시보드 만들기

ASANA에서는 서로 다른 workspaces(팀)를 만들 수 있습니다. 이를 하려면 내비게이션 바 오른쪽 상단의 ‘Account’ 아이콘을 클릭하고 ‘New Workspace’를 추가하세요. 예를 들어 여러분이 ‘Event Planning Team’을 관리하려는 이벤트 플래너라면, 그에 맞는 워크스페이스를 만들면 됩니다.

 

하나의 워크스페이스에 여러 프로젝트를 만들 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트는 ‘Wedding Event 20245’가 될 수 있습니다. 프로젝트를 만들려면 사이드바의 projects 탭 옆에 있는 ‘+’ 아이콘을 클릭하세요.

이벤트 캘린더는 기본적으로 모든 작업(실행 항목)이 연결된 캘린더 보기로 표시됩니다. 다른 보기로 전환하고 프로젝트 요구 사항에 따라 작업을 맞춤 설정할 수 있습니다.

우리가 선택한 이벤트 템플릿은 기본적으로 모든 작업(실행 항목)이 서로 연결된 캘린더 보기로 나타납니다. 하지만 원하는 보기 방식을 선택한 다음, 해당 프로젝트의 성격에 맞게 작업을 맞춤 설정할 수 있습니다.

작업은 목적에 따라 다양한 필드를 포함할 수 있습니다. 예를 들어 우선순위 수준(높음, 중간, 낮음)을 지정하고, 각각을 색상 상자로 태그해 쉽게 구분할 수 있습니다.

대시보드/보고 기능도 유용합니다 – 정보를 그래프, 표, 차트 형태로 어떻게 표시할지 묻습니다. 이러한 시각화 덕분에 각 개인의 진행 상황을 훨씬 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

ASANA에서의 커뮤니케이션

각 작업에는 작업 소유자와 담당자가 메시지를 주고받을 수 있는 댓글 섹션이 포함됩니다. 더 넓은 범위의 커뮤니케이션을 위해서는 팀원이나 전체 프로젝트를 태그해 질문하거나 업데이트를 공유할 수 있는 프로젝트 전체 섹션도 있습니다.

ASANA AI

Asana에는 텍스트 명령을 통해 기능을 탐색하고 작업을 수행하도록 도와주는 AI 챗봇도 포함되어 있습니다. 제 테스트 기준으로 AI는 기본 질의는 잘 처리했지만, 작업 생성에는 정확하지 않았습니다. 경우에 따라서는 수동으로 작업하는 것보다 더 오래 걸릴 수 있습니다.

장점:

• 시각적인 프로젝트 보기와 함께 매우 높은 맞춤 설정이 가능합니다.
• 다양한 프로젝트 템플릿으로 설정 시간을 절약할 수 있습니다.
• 인기 앱과 100개 이상의 연동을 제공합니다.
• 강력한 자동화 지원으로 수동 업데이트를 줄여줍니다.
• 작업 제안과 워크플로 지원을 위한 신뢰할 수 있는 AI 도우미.

단점:

• 작업당 담당자가 한 명뿐이라 유연성이 제한됩니다.
• 앱 알림이 너무 많아 방해가 될 수 있습니

 

시간 및 재무 관리

프로젝트를 계획대로 진행하는 것은 좋지만 — 돈과 시간을 추적할 수 없다면 비즈니스는 여전히 흔들립니다. 바로 이 지점에서 재무 도구가 필요합니다.

 

Paymo

프리랜서와 소규모 에이전시에게 시간 추적과 고객 청구는 종종 악몽입니다. Paymo는 시간 추적을 프로젝트와 청구서에 직접 연결해 이를 단순화합니다. 타이머로 시간을 기록하고, 특정 고객에게 할당하고, 몇 번의 클릭만으로 전문적인 청구서를 생성할 수 있습니다. 모든 시간이 중요한 비즈니스를 위해 만들어졌으며 — 단 한 시간도 미청구 상태로 남지 않게 해줍니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 청구 가능한 시간을 자동으로 추적하고 고객과 연결합니다.
• 추적된 시간에서 바로 청구서를 생성합니다.
• 캘린더, 작업 보드, Gantt 차트로 프로젝트를 관리합니다.
• PayPal, Stripe, Authorize.net을 통한 온라인 결제를 받습니다.

플랜 및 가격:

• Free: 제한적 사용, 테스트용에 적합.
• Starter: $3.9/user/month부터, 시간 추적, 청구, 기본 프로젝트 도구 포함.
• Small Office & Business: 상위 플랜은 팀 일정 관리, 예산, 보고 같은 고급 기능 추가.
• Trial: 신용카드 없이 15일 무료 체험 제공.

 

고객 및 팀원 관리

©Business Guide- YouTube

먼저 고객을 추가해야 합니다. 이메일, 청구 요율, 청구 조건 같은 세부 정보가 필요합니다. 비슷한 방식으로 프로젝트에 참여할 사용자를 추가할 수도 있습니다. 역할과 청구 시간을 설정해 두면 작업이 끝난 뒤 급여를 계산하기 쉬워집니다.

프로젝트 만들기

프로젝트를 시작하려면 “Add Project” 버튼을 클릭하세요. 프로젝트 이름, 고객(선택 사항), 청구 가능/비청구 시간, 시간당 요금 또는 정액 요금을 입력해야 합니다 – 이 정보들은 나중에 빠르게 청구서를 만드는 데 도움이 됩니다.

청구서 생성 및 재무 관리

Paymo는 추적된 시간에서 바로 청구서를 만들 수 있게 해 청구 및 회계 업무를 단순화합니다. 청구서 세부 사항을 추가하고, 결제 조건을 설정하고, 할인도 적용할 수 있습니다. Paymo는 PayPal, Stripe, Authorize.net을 통한 온라인 결제를 지원합니다.

 

장점:

• 시간 추적, 프로젝트 관리, 청구를 하나의 도구에 결합합니다.
• 유연한 프로젝트 보기(캘린더, 보드, Gantt).
• 빠른 청구를 위한 결제 플랫폼 연동이 쉽습니다.
• 경쟁사에 비해 진입 가격이 합리적입니다.

단점:

• 협업 기능은 더 큰 플랫폼보다 제한적입니다.
• 인터페이스가 현대적인 프로젝트 도구에 비해 구식처럼 느껴집니다.
• 무료 플랜은 본격적인 비즈니스 용도로는 너무 제한적입니다.

 

Freshbooks

FreshBooks는 불편한 스프레드시트와 수동 청구서에 지친 소규모 비즈니스 소유자를 위해 설계되었습니다. 청구, 결제, 지출을 모두 한곳에 모아주기 때문에 돈이 어디로 흐르는지 항상 파악할 수 있습니다. 몇 초 만에 전문적인 청구서를 만들고, 반복 고객을 위한 정기 청구를 설정하고, 앱 안에서 직접 시간을 추적할 수도 있습니다. 대시보드는 현금 흐름을 명확하게 보여줘 회계를 훨씬 덜 골치 아프게 만들어줍니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 청구서를 빠르게 만들고 자동 반복 결제를 설정할 수 있습니다.
• 지출을 추적하고 고객 또는 프로젝트와 연결할 수 있습니다.
• 청구 가능한 시간을 위한 내장 시간 추적.
• 재무 데이터를 회계사나 팀과 쉽게 공유할 수 있습니다.

플랜 및 가격:

• Lite: $4.75/month부터, 최대 5명의 고객에 대한 청구서 포함.
• Plus: $7.50/month부터, 최대 50명의 고객, 반복 청구 및 제안서 포함.
• Premium: $15/month부터, 고객 수 무제한, 고급 보고, 자동 연체 결제 알림 포함.
• Select: 더 큰 비즈니스를 위한 맞춤 가격.
• Trial: 30일 무료 체험 제공.

 

대시보드, 고객, 청구서

모든 정보를 입력하면 소프트웨어 인터페이스가 나타납니다. 왼쪽 사이드바에는 Dashboard, Clients, Estimates, Invoices, Expenses, Projects 탭이 있습니다. 대시보드는 모든 것을 요약한 보기를 제공합니다. 그곳에 표시하고 싶은 필드와 데이터를 맞춤 설정할 수 있습니다.

고객 만들기

고객 탭으로 이동해 ‘Create New’를 선택하면 됩니다. 관련 정보를 모두 입력해 양식을 채우세요. 같은 방법으로 여러 고객을 만들 수 있습니다.

프로젝트, 청구서, 시간 추적 만들기.

고객 목록이 추가되면 프로젝트를 만들거나 특정 고객과 연결할 수 있습니다. 프로젝트별로 시간을 추적하고, 각각에 대한 청구서를 만들 수 있습니다. 모든 것이 서로 연결됩니다.

 

장점:

• 회계 전문가가 아니어도 매우 사용하기 쉽습니다.
• 반복 청구서와 결제 알림을 지원합니다.
• 시간 추적과 지출 관리 기능이 좋습니다.
• 많은 결제 게이트웨이와 앱과 연동됩니다.

단점:

• 팀과 고객 목록이 커질수록 비용이 비싸집니다.
• 기본적인 재고 추적만 제공 — 제품 중심 비즈니스에는 적합하지 않습니다.
• 완전한 회계 소프트웨어에 비해 맞춤 설정이 제한적입니다.

 

 

시간 관리 및 추적 소프트웨어

시간을 추적하지 않으면 시간을 잃게 됩니다 — 때로는 돈도 함께 잃게 됩니다. 이 도구들은 근무 시간을 기록하고, 낭비되는 시간을 찾아내고, 정확하게 청구할 수 있도록 도와줍니다.

 

Toggl Track

Toggl Track은 한 가지 단순한 목적을 위해 만들어졌습니다: 시간이 정확히 어디에 쓰이는지 보여주는 것. 시간당 청구하는 프리랜서이든, 생산성을 추적하는 팀 리더이든, Toggl은 이 일을 아주 쉽게 만들어줍니다. 클릭 한 번으로 타이머를 시작하고 멈추거나, 백그라운드에서 실행되게 한 다음, 그 시간을 명확한 보고서와 청구서로 바꿀 수 있습니다. 100개 이상의 앱과 연동되기 때문에 기존 워크플로에 쉽게 녹아듭니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 원클릭 타이머 또는 백그라운드 추적으로 작업 시간을 기록합니다.
• 시간이 어디에 쓰이는지 보여주는 상세 보고서.
• 추적된 시간에서 바로 청구서를 생성합니다.
• Asana, Slack, Google Calendar 같은 도구와 연동됩니다.

플랜 및 가격:

• Free: 최대 5명 사용자, 무제한 시간 추적과 기본 보고 포함.
• Starter: $9/user/month부터, 청구 요율, 저장된 보고서, 프로젝트 템플릿 추가.
• Premium: $18/user/month부터, 팀 알림, 프로젝트 예측, 우선 지원 포함.
• Enterprise: 고급 관리자 제어 기능이 포함된 맞춤 가격.
• Trial: 유료 플랜에 대해 30일 무료 체험.

 

고객 및 프로젝트 추가

여기서는 프로젝트를 추가하고, 팀원들에게 배정하고, 고객과 연결할 수 있습니다. 다만 다른 PM 소프트웨어와 달리 프로젝트의 시간 관련 측면에 더 큰 비중이 있습니다. 템플릿이나 프로젝트 설명은 필요하지 않습니다.

프로젝트를 만들려면 ‘Projects’ 탭으로 이동해 ‘Create New’를 선택하세요. ‘Advanced Options’로 전환하면 더 많은 입력 필드를 볼 수 있습니다. 먼저 프로젝트를 만들고 고객에 할당한 뒤 팀원을 추가할 수도 있고, 반대로 진행할 수도 있습니다.

청구서 만들기

프로젝트 작업 중에 계속 시간을 추적하고 데이터가 보고서 형태로 쌓이면 – toggle track은 그 인사이트를 바탕으로 자동 청구서를 만들 수 있게 해줍니다.

 

장점:

• 거의 교육이 필요 없을 정도로 단순하고 직관적인 인터페이스.
• 고객과 공유할 수 있는 유연한 보고서.
• 데스크톱, 모바일, 브라우저 확장 프로그램에서 모두 작동.
• 소규모 팀에 적합한 강력한 무료 플랜.

단점:

• 내장 프로젝트 관리 기능이 없습니다(시간 추적에만 집중).
• 무료 플랜에는 청구 요율 기능이 포함되지 않습니다.
• 완전한 생산성 제품군과 비교하면 제한적으로 느껴질 수 있습니다.

 

Clockify

Clockify는 단순하고 군더더기 없는 근무 시간 기록을 원하는 팀을 위해 설계된 무료 시간 추적 도구입니다. 작업에서 시작/중지만 누르면 시간을 기록할 수 있고, 하루가 끝나면 누가 무엇을 했는지 명확하게 나뉜 결과를 볼 수 있습니다. 추적 외에도 지출 기록, 고객 관리, 팀 활동 대시보드 보기 기능을 제공합니다. 소규모 비즈니스에게는 복잡한 소프트웨어 없이도 타임시트를 정확하게 유지할 수 있는 비용 효율적인 방법입니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 무료 플랜에서도 사용자, 프로젝트, 시간 추적이 모두 무제한입니다.
• 일별, 주별, 월별 작업을 보여주는 명확한 대시보드.
• 프로젝트 비용 추적을 위한 지출 기록.
• 고객 및 팀 관리 기능.

플랜 및 가격:

• Free: 사용자 및 시간 추적 무제한, 기본 보고.
• Basic: $5.49/user/month부터, 알림, 시간 반올림, 관리자 제어 추가.
• Standard: $7.99/user/month부터, 청구서, 지출, 고급 보고 포함.
• Pro: $9.99/user/month부터, 청구 요율, 예산, 예측 추가.
• Enterprise: 대규모 팀을 위한 맞춤 가격.
• Trial: 유료 기능에 대해 7일 무료 체험.

 

프로젝트 만들기

다른 시간 추적 앱들과 마찬가지로 고객과 팀원을 추가하고 프로젝트를 만들 수 있습니다. 무료 버전에서는 프로젝트 템플릿을 사용할 수 없습니다. 만들려면 ‘Projects Tabs’로 이동해 새로 만들면 됩니다. 프로젝트를 쉽게 구분할 수 있도록 사용자 지정 색상을 지정할 수 있습니다.

시간 추적

프로젝트가 설정되면, 각 사용자는 목록에서 작업을 선택하고 시간 추적을 시작할 수 있습니다 – 정말 간단합니다.

 

장점:

• 사용자 수 무제한의 강력한 무료 플랜.
• 단순하고 사용하기 쉬운 인터페이스.
• 상위 플랜에는 지출 추적 기능이 내장되어 있습니다.
• 불필요한 기능 없이 시간 추적만 필요한 팀에 적합합니다.

단점:

• 내장 프로젝트 템플릿이나 고급 PM 기능이 없습니다.
• 무료 플랜의 보고 기능은 기본 수준입니다.
• 유료 경쟁사에 비해 인터페이스가 매우 미니멀하게 느껴집니다.

 

문서 검색 및 지식 관리

비즈니스 파일이 쌓여갈 때 진짜 문제는 저장 공간이 아닙니다 — 그 안에 숨은 단 하나의 정보를 찾는 것입니다. 바로 이럴 때 전용 검색 도구가 큰 도움이 됩니다.

 

SeekFast

비즈니스를 운영한다는 것은 끝없는 보고서, 청구서, 고객 파일을 다뤄야 한다는 뜻입니다. SeekFast는 그것들을 하나씩 검색하느라 몇 시간을 낭비하지 않게 해줍니다 — 모든 문서를 한 번에 검색하고 몇 초 만에 필요한 정확한 줄을 보여줍니다.

SeekFast는 파일 이름만 검색하지 않습니다 — 문서 내부까지 파고들어, 마치 비즈니스 파일용 개인 Google처럼 찾고 있는 정확한 줄을 꺼내줍니다.

최대 백만 개 파일 검색

SeekFast는 Word (doc), PDF, PowerPoint (ppt), EBooks (epub), Excel (xls)는 물론 HTML, CSS, C++ 같은 프로그래밍 파일까지 거의 모든 일반 문서 형식을 지원합니다. 비디오와 오디오 파일의 메타데이터도 검색할 수 있습니다.

무료 버전은 50개 파일까지 검색할 수 있고, 유료 버전은 최대 파일 크기 1GB 조건에서 1,000,000개 파일까지 확장됩니다.

빠른 비인덱싱 검색 솔루션

SeekFast는 정보 검색을 위한 가장 빠른 도구 중 하나입니다. 인덱싱에 의존하는 대부분의 소프트웨어와 달리 – 인덱싱은 시간이 걸리고 컴퓨터 리소스를 소비하는 방식입니다 – SeekFast는 선택한 폴더를 먼저 읽은 다음, 즉시 검색하고 결과를 보여줍니다.

더 정교한 결과를 원한다면 설정에서 특정 파일 형식의 체크를 해제해 제외할 수 있습니다.

정보 컨텍스트

때로는 과거에 작업했던 무언가를 빠르게 다시 떠올리고 싶을 뿐일 때가 있습니다. 각 문서를 열어보는 대신, SeekFast는 검색어의 문맥을 미리 볼 수 있게 해줍니다. 더 잘 이해할 수 있도록 결과를 확장할 수도 있어, 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

정보 추출 및 내보내기

대량의 파일을 다룰 때 SeekFast는 데이터를 효율적으로 추출하는 데 도움이 됩니다. 특정 용어를 검색하고, 결과를 필터링하고, CSV 파일로 내보낼 수 있습니다. 이를 통해 대규모 데이터셋을 훨씬 더 쉽게 다룰 수 있습니다.

 

장점:

• 매우 빠르며, 인덱싱이 필요 없습니다.
• 프로그래밍 파일과 메타데이터를 포함한 다양한 파일 형식을 지원합니다.
• 더 정확한 결과를 위해 파일 형식별 필터링이 가능합니다.
• 일회성 결제 모델(구독 없음).

단점:

• 협업 기능은 제한적입니다 — 검색에만 집중된 도구입니다.

 

고객 관리 (CRM)

연락처가 흩어져 있으면 잠재 고객은 쉽게 놓치게 됩니다. CRM은 모든 고객 정보, 거래, 후속 조치를 한곳에 모아 아무것도 빠뜨리지 않게 해줍니다.

 

Salesforce Starter

Salesforce Starter는 Salesforce의 강력한 CRM을 단순화한 버전으로, 복잡함에 빠지지 않으면서 리드와 고객을 추적하고 싶은 소규모 비즈니스에 맞춰져 있습니다. 모든 고객 정보를 한곳에 저장하고, 영업 기회를 추적하며, 기본적인 이메일 캠페인도 운영할 수 있습니다. 스프레드시트나 흩어진 연락처 목록에서 벗어나려는 팀에게는 어떤 거래에 주의가 필요한지 항상 알 수 있도록 명확한 파이프라인 보기를 제공합니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• 모든 고객과 잠재 고객을 위한 중앙 집중식 데이터베이스.
• 리드, 기회, 영업 진행 상황 추적.
• 이메일 캠페인 및 고객 후속 조치를 위한 내장 도구.
• 영업 파이프라인을 한눈에 보여주는 단순한 대시보드.

플랜 및 가격:

• Starter Suite: $25/user/month부터, CRM, 서비스, 마케팅 도구 포함.
• Trial: 30일 무료 체험 제공.

 

계정 추가

가장 먼저 해야 할 일은 계정을 추가하는 것입니다. Salesforce에서 ‘Account’는 진행 상황과 정보를 추적해야 하는 회사나 개인을 뜻합니다. Accounts 탭으로 이동해 새 계정을 만드세요. 모든 개인 정보를 계정에 추가할 수 있습니다.

추가가 완료되면 여러 가지 작업을 할 수 있습니다. 예를 들어 이 계정에서 회의를 설정하거나, 이메일을 보내거나, 관련 작업을 할 수 있습니다.

연락처 추가

하나의 계정에 대응하는 여러 연락처를 추가할 수 있습니다. 개별적으로 추가할 수도 있고 CSV 파일로 목록을 가져올 수도 있습니다.

비슷한 방식으로 services 탭으로 이동하면 리드와 기회를 생성하는 옵션이 있습니다. 여러 고객에게 이메일을 보내는 아웃리치 도구도 있습니다. 도움을 위한 다양한 템플릿도 제공됩니다.

 

장점:

• 소규모 팀에 맞게 조정된 강력한 핵심 기능을 가진 신뢰할 수 있는 CRM.
• 영업, 서비스, 마케팅을 하나의 플랫폼에서 통합하는 데 도움이 됩니다.
• 좋은 온보딩 지원과 튜토리얼을 제공합니다.
• 강력한 연동 생태계를 갖추고 있습니다.

단점:

• 가벼운 CRM에 비해 더 비쌉니다.
• CRM을 처음 사용하는 경우 처음엔 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.
• 일부 고급 기능은 더 높은 Salesforce 플랜에서만 사용할 수 있습니다.

 

소셜 미디어 관리

여러 플랫폼에 매일 게시물을 올리는 데는 여러분에게 없는 시간이 듭니다. 소셜 미디어 비즈니스 도구를 사용하면 한곳에서 예약, 추적, 관리를 모두 할 수 있어 — 소모적인 반복 없이도 일관성을 유지할 수 있습니다.

 

Buffer

소셜 미디어를 수동으로 관리하면 시간이 많이 듭니다 — 각 플랫폼에 로그인하고, 적절한 시간에 게시하고, 성과를 따로 추적해야 하기 때문입니다. Buffer는 모든 주요 플랫폼의 게시물을 하나의 대시보드에서 예약할 수 있게 해 이 과정을 단순하게 만들어줍니다. 한 번에 일주일치 콘텐츠를 계획하고, 네트워크별로 게시물을 맞춤 설정한 뒤, 성과를 추적할 수 있습니다. 소규모 비즈니스에게는 전담 마케팅 팀을 고용하지 않고도 온라인에서 일관성을 유지할 수 있는 간단한 방법입니다.

소규모 비즈니스를 위한 주요 장점:

• Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, TikTok 등 다양한 플랫폼에 게시물을 예약합니다.
• 게시 전에 플랫폼별로 게시물을 미리 보고 맞춤 설정할 수 있습니다.
• 참여도와 성과 분석을 추적합니다.
• AI 도우미가 콘텐츠 아이디어와 캡션을 제안합니다.

플랜 및 가격:

• Free: 최대 3개 채널, 기본 예약 기능 포함.
• Essentials: $6/month per channel부터, 무제한 예약 및 분석 추가.
• Team: $12/month per channel부터, 협업 기능 포함.
• Agency: $120/month부터, 여러 브랜드 관리를 위한 플랜.
• Trial: 유료 플랜에 대해 14일 무료 체험.

 

Buffer에서 채널 만들기

시작하려면 소셜 채널을 추가/연결해야 합니다. Facebook 페이지/그룹, YouTube 채널, X 계정, LinkedIn 페이지/프로필 등을 추가할 수 있으며, 최대 11개의 서로 다른 소셜 채널을 연결할 수 있습니다.

콘텐츠 만들기

모든 채널을 연결한 후에는 ‘Create' 탭으로 이동하면 여러 플랫폼에 동시에 소셜 미디어 게시물을 편집하고 예약할 수 있습니다. Buffer의 AI 도우미를 사용해 게시물 아이디어를 생성할 수도 있습니다. 각 플랫폼별로 게시물을 개별적으로 맞춤 설정(작은 변경 적용)할 수도 있습니다.

 

장점:

• 초보자도 매우 쉽게 사용할 수 있습니다.
• 게시물을 한꺼번에 만들고 미리 예약해 몇 시간을 절약할 수 있습니다.
• 모든 주요 소셜 플랫폼을 한곳에서 다룰 수 있습니다.
• 진입 가격이 합리적입니다.

단점:

• 채널이 많아질수록 비용이 쌓입니다.
• 하위 플랜에서는 고객 지원이 제한적입니다.
• 분석 기능은 전문 마케팅 도구에 비해 더 기본적입니다.

 

결론

어떤 소규모 비즈니스도 시간 낭비를 감당할 수 없습니다. 적절한 도구는 프로젝트를 계속 움직이게 하고, 청구를 쉽게 만들며, 고객 관리와 마케팅 업무를 자동화해줍니다.

프로젝트를 통제하기 위해 올인원 도구 (Asana, Monday.com, ClickUp, Bitrix24, Taskade)를 사용하세요. 근무 시간과 돈이 새지 않도록 시간 및 재무 앱 (Paymo, FreshBooks, Toggl Track, Clockify)을 추가하세요. 정보를 빠르게 찾기 위해 SeekFast를, 고객 관리를 위해 Salesforce Starter를, 소셜 미디어와 SEO에서 일관성을 유지하기 위해 Buffer를 활용하세요.

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