Miglior software gestionale per piccole imprese

File persi, scadenze mancate e chat di gruppo infinite?—La vita di una piccola impresa può diventare caotica in un attimo.

Ma non devi rassegnarti al caos.
Con il giusto software di gestione aziendale, puoi organizzare tutto in un unico posto e goderti davvero la gestione della tua attività.

In questo articolo presento i migliori strumenti di cui ogni piccola impresa può approfittare:

1. Strumenti all-in-one per la gestione di progetti e team:

• ClickUp – riunisce attività, documenti e comunicazioni in un unico posto, così non perdi tempo passando da un'app all'altra.
• Monday.com – mostra a colpo d'occhio chi sta lavorando a cosa e ricorda automaticamente al team le scadenze, così nulla viene dimenticato.
• Bitrix24 – sostituisce Slack + Zoom + Google Docs offrendo chat, chiamate e modifica condivisa direttamente nella dashboard del progetto.
• Taskade – consente di creare assistenti IA che redigono report, propongono idee o gestiscono checklist, facendoti risparmiare ore di lavoro manuale.
• Asana – suddivide i grandi progetti in passaggi più piccoli, con responsabili e scadenze chiare, così sai sempre quale azione intraprendere ed eviti il caos.

2. Gestione del tempo e delle finanze

• Paymo – tiene traccia con precisione delle ore dedicate a ciascun progetto cliente e genera automaticamente le fatture, così non addebiti mai meno del dovuto.
• FreshBooks – riunisce fatture, pagamenti e spese in un unico sistema, eliminando la necessità di rincorrere fogli di calcolo o fatture dimenticate.
• Toggl Track – mostra come viene realmente impiegato ogni settimana il tempo del tuo team, aiutandoti a eliminare le attività improduttive e a fatturare con precisione.
• Clockify – uno strumento gratuito in cui il team deve soltanto premere avvia/interrompi; alla fine della settimana ricevi un report chiaro di ore e costi.

3. Ricerca nei documenti e gestione delle conoscenze

• SeekFast – analizza istantaneamente migliaia di documenti e mostra la frase esatta di cui hai bisogno, così non perdi più ore ad aprire i file uno alla volta.

4. Gestione dei clienti (CRM)

• Salesforce Starter – archivia tutte le informazioni sui clienti, le trattative e le email in un unico posto, così puoi ricontattarli più rapidamente e non perdere mai un'opportunità di vendita.

5. Gestione dei social media

• Buffer – consente di programmare in una sola sessione i post di un'intera settimana e li pubblica automaticamente, così non perdi tempo ogni giorno con la pubblicazione manuale.

Bene, passiamo in rassegna ogni strumento per aiutarti a fare la scelta giusta per la tua attività:

Strumenti all-in-one per la gestione di progetti e team:

Click Up

Clickup si definisce “l'app per tutto” e, per i piccoli team, ci va molto vicino: puoi gestire attività, documenti, obiettivi e chat, nonché registrare lo schermo all'interno di un'unica piattaforma.

È altamente personalizzabile: puoi passare dalla visualizzazione a elenco a quella a bacheca, calendario o Gantt e utilizzare modelli per campagne di marketing, roadmap di prodotto o progetti dei clienti. Il monitoraggio del tempo integrato e l'assistente IA per la scrittura eliminano alcuni passaggi aggiuntivi, mentre la registrazione dello schermo semplifica la spiegazione dei problemi senza interminabili scambi di email.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Riunisce attività, documenti, chat e monitoraggio del tempo in un'unica piattaforma.
• I modelli pronti all'uso aiutano a configurare rapidamente i progetti.
• Gli strumenti IA generano automaticamente descrizioni o checklist.
• La registrazione dello schermo e le clip condivisibili semplificano la comunicazione.

Piani e prezzi:

• Free Forever: 100 MB di spazio di archiviazione, ma include attività, documenti e membri illimitati. Ideale per effettuare una prova o per l'uso individuale.
• Unlimited: 7 $/utente/mese; elimina i limiti di archiviazione e aggiunge integrazioni, dashboard e ospiti.
• Business: 12 $/utente/mese; aggiunge monitoraggio avanzato del tempo, visualizzazione del carico di lavoro e monitoraggio degli obiettivi.
• Enterprise: prezzo personalizzato, con SSO e controlli di sicurezza aggiuntivi.
• Prova: per i piani a pagamento è disponibile una prova gratuita di 14 giorni.

Creazione di spazi di lavoro e attività con i modelli

In Clickup crei uno “Spazio di lavoro”, che può corrispondere a un team, un reparto o un gruppo di persone impegnate in un determinato progetto. Per iniziare, Clickup offre numerosi modelli per una vasta gamma di attività e team. Sono disponibili, ad esempio, un modello per agenzie SEO, modelli di marketing, modelli Agile e altro ancora. Puoi anche crearne uno personalizzato e salvarlo.

Quando scegli di importare il modello, il software ti chiede se desideri importare tutte le attività e le integrazioni associate. Puoi selezionare manualmente i campi da importare.

Visualizzazioni multiple

Lo spazio di lavoro può contenere più progetti, proprio come una directory. Puoi creare attività e sottoattività e assegnarle a una persona. Quando crei uno spazio di lavoro da un modello, ad esempio “Agenzia SEO”, in questo caso ottieni una “visualizzazione Kanban”. È comunque possibile aggiungere più visualizzazioni (elenco, calendario e così via) e creare attività in qualsiasi formato, non soltanto come elenchi.

IA nella descrizione delle attività

La creazione delle attività è semplice e altamente personalizzabile. Puoi utilizzare l'IA per scrivere le descrizioni. Inoltre, è disponibile un'interfaccia incorporata in cui puoi inserire qualsiasi comando iniziando con una barra “/”. In questo modo puoi fare tutto da un'unica interfaccia e con pochi clic.

Creazione di clip dello schermo

Un'altra interessante funzionalità che ho trovato in Clickup è la condivisione delle clip, che consente di registrare lo schermo e salvare la registrazione online tramite un link condivisibile. È molto utile per i team che desiderano mostrare gli errori ai reparti IT e chiedere assistenza, oltre che per molti altri casi d'uso.

Monitoraggio del tempo

L'app dispone di un'opzione dedicata al monitoraggio del tempo, che consente di registrare il tempo di lavoro relativo a ogni attività. Qui puoi visualizzare le ore lavorate da tutti i membri del team. È particolarmente utile se desideri fornire ai clienti il riepilogo delle ore fatturabili.

Pro:

• Estremamente flessibile, con numerose visualizzazioni dei progetti e molti modelli.
• Monitoraggio del tempo e gestione del carico di lavoro integrati.
• Assistente IA incorporato per la scrittura e la creazione di attività.
• Esclusiva funzione di registrazione dello schermo per una rapida comunicazione del team.
• Piano gratuito generoso rispetto alla maggior parte dei concorrenti.

Contro:

• Curva di apprendimento ripida: le troppe opzioni possono disorientare i nuovi utenti.
• Può sembrare più lento con progetti molto grandi o spazi di lavoro ricchi di dati.
• La corretta configurazione delle personalizzazioni richiede tempo.

Monday.com

I piccoli team spesso perdono tempo soltanto per capire chi deve fare cosa e quando scade un'attività. Monday.com risolve il problema con bacheche e cronologie colorate che mostrano a colpo d'occhio ogni fase del progetto. Puoi assegnare attività, aggiungere scadenze e controllare i progressi senza interminabili riunioni di aggiornamento. Le automazioni gestiscono i promemoria di routine, mentre il monitoraggio del tempo integrato (piano Pro) semplifica notevolmente la fatturazione e i report sulla produttività.

Monday offre diversi prodotti di gestione, ma qui ci concentriamo su Monday Work Management.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Dashboard visive che rendono chiaro lo stato del progetto in pochi secondi.
• Automazioni che riducono le attività amministrative ripetitive.
• Monitoraggio del tempo integrato (piano Pro) per registrare con precisione ore e fatturazione.

Piani e prezzi:

• Free: limitato a 2 postazioni e 3 bacheche: adatto per una prova, ma troppo restrittivo per il lavoro reale.
• Basic: a partire da 9 $/postazione/mese, include bacheche illimitate e 5 GB di spazio di archiviazione.
• Standard: aggiunge visualizzazioni cronologia/calendario, accesso per gli ospiti e 250 automazioni al mese.
• Pro: a partire da 19 $/postazione/mese, include monitoraggio del tempo, 25.000 automazioni al mese e report avanzati.
• Prova: per i piani a pagamento è disponibile una prova gratuita di 14 giorni.

Creazione del primo progetto

Durante la procedura introduttiva, ti viene chiesto di creare il tuo primo progetto. Può essere un progetto di prova per esplorare le funzionalità oppure un progetto reale già pianificato. Puoi personalizzare colonne di base come dettagli del responsabile, stato, priorità e data di scadenza in base alle tue esigenze.

I punti di forza di Monday sono la semplicità e l'uso dei colori. Il progetto, le attività e la dashboard vengono creati insieme durante la configurazione, rendendo più semplice la navigazione nell'interfaccia. Tuttavia, a differenza di altri strumenti di gestione dei progetti, Monday non offre modelli personalizzati per i progetti, quindi dovrai creare e modificare manualmente le sottoattività.

Interfaccia colorata e intuitiva

La prima cosa che noterai di Monday è l'uso vivace dei colori. Campi come Stato, Priorità e Cronologia sono codificati per colore, facilitando la distinzione visiva delle attività. Per alcuni utenti, tuttavia, l'abbondanza di colori potrebbe risultare eccessiva.

Anche apportare modifiche in Monday.com è semplice. Che si tratti di rinominare progetti, aggiungere campi o personalizzare attività, basta fare clic per visualizzare le opzioni. Puoi creare più visualizzazioni della cronologia del progetto, come la visualizzazione Gantt, ma spesso è più semplice modificare le attività tramite la vista tabellare principale.

Comunicazione e collaborazione sui documenti

Lo spazio di lavoro di Monday funziona come una cartella in cui puoi organizzare documenti, progetti ed elementi correlati. Per la comunicazione sono disponibili una bacheca separata per le discussioni sul progetto e una bacheca dei commenti per ogni attività.

Monitoraggio del tempo integrato

Monday è uno dei pochi software di gestione dei progetti dotati di monitoraggio del tempo integrato. Come le altre colonne, è possibile aggiungere quella dedicata al monitoraggio del tempo. Consente il monitoraggio sia manuale sia con timer. Questa funzionalità è molto utile per i freelance che fatturano ai clienti in base alle ore lavorate.

Numerosi modelli di automazione

Nonostante la semplicità dell'interfaccia, Monday offre potenti funzionalità di automazione. Ad esempio, puoi configurare notifiche o sincronizzare le cronologie dei progetti con app di terze parti.

Marketplace delle app di Monday

Il marketplace di Monday include centinaia di app per estenderne le funzionalità. Puoi aggiungere app per la gestione di documenti, comunicazioni, monitoraggio del tempo e marketing oppure integrarlo con altri strumenti di gestione dei progetti.

Pro:

• Molto facile da configurare e utilizzare, anche per i team senza competenze tecniche.
• Le bacheche e le cronologie codificate per colore consentono di controllare facilmente lo stato del progetto a colpo d'occhio.
• Il monitoraggio del tempo integrato (piano Pro) è utile per la fatturazione e la produttività.
• Le potenti opzioni di automazione riducono le attività amministrative ripetitive.
• Ampio marketplace con centinaia di integrazioni.

Contro:

• Il piano gratuito è troppo limitato (solo 2 postazioni e 3 bacheche).
• I diagrammi di Gantt non possono essere utilizzati per creare progetti da zero.
• La struttura delle sottoattività richiede personalizzazioni aggiuntive per risultare efficace.
• L'interfaccia ricca di colori può risultare eccessiva per alcuni utenti.

Bitrix24

Bitrix24 è più di uno strumento per progetti: è una piattaforma di collaborazione all-in-one. Oltre agli elenchi di attività e al monitoraggio dei progetti, include chat di gruppo, videochiamate, un CRM integrato e la modifica dei documenti in tempo reale.

Questo lo rende particolarmente utile per le piccole imprese che non vogliono destreggiarsi tra app separate per la comunicazione e la gestione dei progetti. Puoi creare progetti, assegnare attività, monitorare il tempo e archiviare file all'interno di un unico spazio di lavoro, riducendo la necessità di ulteriori abbonamenti.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Combina la gestione dei progetti con chat, chiamate e videoconferenze.
• La collaborazione sui documenti in tempo reale elimina la necessità di condividere file tramite Google Docs o Word.
• Le funzionalità CRM integrate consentono di gestire i clienti insieme ai progetti.
• AI CoPilot può redigere contenuti o piani direttamente nello strumento.

Piani e prezzi:

• Free: utenti illimitati con funzionalità di base per progetti e collaborazione.
• Basic: a partire da 61 $/mese per 5 utenti, include più spazio di archiviazione e funzionalità aggiuntive.
• Standard & Professional: piani superiori con più automazioni, funzionalità CRM avanzate e strumenti di collaborazione più evoluti.
• Prova: per i piani premium è disponibile una prova gratuita di 14 giorni.

Creazione di un progetto in Bitrix

Per prima cosa, utilizza il pulsante ben visibile “Crea” per creare un progetto. Dopo aver creato il progetto, lo stesso pulsante viene utilizzato per creare le attività. Per creare un progetto non sono necessarie molte informazioni. Devi soltanto inserire il nome del progetto, una descrizione, le impostazioni di privacy e i membri che desideri aggiungere.

Aggiunta di un'attività

Dopo aver configurato un progetto, puoi aggiungere più attività utilizzando l'opzione Crea. Le attività possono essere assegnate a utenti diversi e le descrizioni possono essere migliorate tramite Bitrix AI CoPilot. Questo assistente IA include bot preaddestrati per ruoli come Social Media Manager o specialista di marketing e puoi persino creare bot personalizzati per esigenze specifiche.

AI CoPilot

AI CoPilot è accessibile anche tramite chat. Puoi cercare un bot pertinente e chiedergli aiuto. Ad esempio, potresti chiedergli di sviluppare un piano di contenuti o creare la struttura di un articolo.

Chat privata e videochiamate

Oltre ai commenti relativi alle attività, Bitrix24 offre funzionalità dedicate per chat e videochiamate. I membri del team possono chattare, formare gruppi, collaborare e organizzare riunioni online senza difficoltà.

Collaborazione sui documenti in tempo reale

I documenti condivisi all'interno delle attività o caricati dagli utenti possono essere modificati in tempo reale in Bitrix24. Più utenti possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, rendendo la collaborazione efficiente e semplice.

Pro:

• Soluzione all-in-one con attività, comunicazioni e documenti in un unico posto.
• La modifica in tempo reale accelera il lavoro di squadra.
• Le videochiamate e la chat riducono la necessità di software aggiuntivi.
• Il monitoraggio del tempo è integrato nei progetti.
• L'integrazione CRM aiuta a collegare direttamente ai progetti il lavoro per i clienti.

Contro:

• L'interfaccia può sembrare disordinata e obsoleta.
• Non sono disponibili modelli di progetto pronti all'uso.
• Alcune funzionalità avanzate sono disponibili soltanto nei piani più costosi.

Taskade

Taskade è uno strumento di gestione dei progetti incentrato sull'IA. A differenza delle piattaforme tradizionali, che si limitano a organizzare le attività, Taskade consente di creare agenti IA capaci di redigere articoli per blog, proporre idee o creare flussi di lavoro. È leggero e semplice, caratteristica che lo rende interessante per freelance o team molto piccoli che non hanno bisogno di un sistema complesso e pesante. Oltre ad attività e progetti, offre chat e videochiamate integrate, così la collaborazione avviene all'interno dello stesso spazio di lavoro.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Agenti IA in grado di generare contenuti, piani o checklist.
• Videochat e messaggistica integrate per comunicazioni rapide.
• Opzioni di automazione per velocizzare il lavoro ripetitivo.
• Funziona su tutti i principali sistemi, incluso Linux.

Piani e prezzi:

• Free: include 1 agente IA e fino a 5 richieste al giorno.
• Pro: a partire da 8 $/utente/mese, aggiunge più richieste IA, visualizzazioni avanzate e automazioni.
• Piani Ultimate/Team: a partire da 16 $/utente/mese, consentono a più agenti IA di collaborare.
• Prova: prova gratuita di 15 giorni per le versioni a pagamento.

Registrazione e dashboard

Quando crei un nuovo account Taskade, inizi con una dashboard vuota. Sul lato sinistro dello schermo puoi creare attività, sincronizzarle con il calendario e contrassegnare quelle importanti con una bandierina o una stella.

La creazione delle attività è simile a quella di altri strumenti: devi aggiungere una descrizione e lasciare che l'IA faccia il resto. Puoi anche importare contenuti dai file, ma non sono disponibili veri e propri modelli personalizzati.

Agenti IA

La funzionalità esclusiva di Taskade è la possibilità di creare agenti IA virtuali per attività specifiche. Ad esempio, puoi creare un agente per la scrittura di articoli per blog con prompt predefiniti, personalizzabili in base al tono, alla lingua o alla funzione. Puoi migliorare il tuo agente fornendogli una base di conoscenze e aggiungendo link, video o file di Google Drive o Dropbox per l'addestramento.

Al momento, le risposte sono rapide e utili, ma potresti riscontrare problemi di formattazione, come frasi incomplete o interrotte.

Team IA

I team IA consentono a più agenti di lavorare insieme. Ad esempio, ho combinato un agente SEO, uno strumento di pianificazione della roadmap e un agente per i social media per creare una strategia di crescita. L'idea è promettente, ma durante la verifica ho notato che gli agenti continuavano a rispondere singolarmente. Questo aspetto potrebbe comunque essere migliorato nei futuri aggiornamenti.

Automazione

Taskade offre anche funzionalità di automazione per semplificare i flussi di lavoro. Ad esempio, puoi configurare la bozza di una newsletter settimanale o effettuare la sincronizzazione con strumenti come YouTube, HubSpot o MailChimp. Le automazioni possono attivare azioni come la trascrizione di video di YouTube o la sincronizzazione di elenchi email.

Pro:

• Funzionalità basate sull'IA che fanno risparmiare tempo nella creazione di contenuti e nella pianificazione.
• Supporto multipiattaforma (Windows, macOS, Linux, iOS, Android).
• Chat e videochiamate all'interno dell'app.
• Integrazioni per l'automazione con strumenti diffusi.
• Ideale per liberi professionisti e piccoli team da remoto.

Contro:

• Le informazioni sui progetti e i report sono limitati.
• Le risposte dell'IA a volte sono incoerenti o richiedono modifiche.
• Non offre la profondità delle tradizionali funzionalità di gestione dei progetti.

Asana

Gestire un piccolo team significa spesso vedere le attività perdersi tra le conversazioni via email, le scadenze avvicinarsi senza preavviso e nessuno sapere con certezza chi sia responsabile di cosa. Asana risolve il problema offrendo uno spazio di lavoro condiviso in cui i progetti vengono suddivisi in passaggi chiari, le scadenze sono visibili e le responsabilità vengono assegnate.

Invece di controllare ogni dettaglio o rincorrere gli aggiornamenti, ricevi promemoria automatici e puoi monitorare i progressi e consultare report che mostrano esattamente a che punto sono i lavori.

Piani e prezzi:

• Personal (gratuito): fino a 10 utenti, con elenchi di attività, bacheche Kanban, visualizzazione calendario e integrazioni di base. Ideale per imprenditori individuali o piccoli gruppi.
• Starter: 10,99 $/utente/mese (annuale) o 13,49 $ (mensile). Utenti illimitati, più cronologie Gantt, generatore di flussi di lavoro, dashboard per i report, campi personalizzati e automazioni illimitate.
• Advanced: 24,99 $/utente/mese (annuale) o 30,49 $ (mensile). Aggiunge obiettivi, portfolio, gestione del carico di lavoro e monitoraggio del tempo integrato, utili per agenzie o team che gestiscono numerosi progetti.
• Sconti: sconto del 50% per le organizzazioni non profit.
• Prova: prova gratuita (solitamente di 30 giorni) per testare tutte le funzionalità premium.

Creazione di spazi di lavoro, progetti, attività e dashboard

In ASANA puoi creare diversi spazi di lavoro (team). Per farlo, fai clic sull'icona “Account” in alto a destra nella barra di navigazione e aggiungi un “Nuovo spazio di lavoro”. Ad esempio, se organizzi eventi e desideri gestire un “Team di organizzazione eventi”, ti basta creare uno spazio di lavoro dedicato.

Puoi creare più progetti all'interno di uno spazio di lavoro. Ad esempio, un progetto potrebbe essere “Matrimonio 20245”. Per crearlo, fai clic sul segno “+” accanto alla scheda dei progetti nella barra laterale.

Il calendario dell'evento utilizza per impostazione predefinita la visualizzazione calendario, in cui sono collegate tutte le attività (elementi su cui intervenire). Puoi passare ad altre visualizzazioni e personalizzare le attività in base ai requisiti del progetto.

Il modello di evento che abbiamo selezionato appare per impostazione predefinita nella visualizzazione calendario, con tutte le attività (elementi su cui intervenire) collegate tra loro. Puoi comunque scegliere qualsiasi visualizzazione e personalizzare le attività in base alla natura del progetto.

Le attività possono includere diversi campi in base al loro scopo. Ad esempio, puoi assegnare un livello di priorità (alto, medio, basso) e contrassegnare ogni attività con un riquadro colorato per riconoscerla facilmente.

Anche la funzione dashboard/report è utile: ti consente di scegliere come visualizzare le informazioni sotto forma di grafici, tabelle e diagrammi. La visualizzazione rende molto più semplice monitorare i progressi di ogni persona.

Comunicazione in ASANA

Ogni attività include una sezione dei commenti in cui il titolare e l'assegnatario possono scambiarsi messaggi. Per comunicazioni più ampie, è disponibile una sezione relativa all'intero progetto in cui puoi taggare i membri del team o interi progetti per porre domande o condividere aggiornamenti.

IA DI ASANA

Asana include anche un chatbot IA che aiuta a esplorare le funzionalità ed eseguire azioni tramite comandi testuali. In base alla mia prova, l'IA gestisce bene le richieste di base, ma non è precisa nella creazione delle azioni. In alcuni casi può richiedere più tempo rispetto all'esecuzione manuale dell'attività.

Pro:

• Altamente personalizzabile, con visualizzazioni grafiche dei progetti.
• Ampia gamma di modelli di progetto per risparmiare tempo durante la configurazione.
• Oltre 100 integrazioni con app diffuse.
• Potente supporto per l'automazione, che riduce gli aggiornamenti manuali.
• Assistente IA affidabile per suggerimenti sulle attività e assistenza con i flussi di lavoro.

Contro:

• Un solo assegnatario per attività, con conseguente riduzione della flessibilità.
• Le troppe notifiche dell'app possono creare distrazioni

Gestione del tempo e delle finanze

Mantenere i progetti sulla buona strada è importante, ma se non riesci a monitorare denaro e ore, l'attività continua a risentirne. È qui che entrano in gioco gli strumenti finanziari.

Paymo

Per i freelance e le piccole agenzie, tenere traccia delle ore e fatturare ai clienti è spesso un incubo. Paymo semplifica il processo collegando direttamente il monitoraggio del tempo ai progetti e alle fatture. Puoi registrare le ore con i timer, assegnarle a clienti specifici e generare fatture professionali con pochi clic. È pensato per le aziende in cui ogni ora conta e garantisce che nessuna ora resti non pagata.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Monitora automaticamente le ore fatturabili e collegale ai clienti.
• Genera fatture direttamente dal tempo registrato.
• Gestisci i progetti tramite calendari, bacheche delle attività o diagrammi di Gantt.
• Accetta pagamenti online tramite PayPal, Stripe o Authorize.net.

Piani e prezzi:

• Free: utilizzo limitato, ideale per una prova.
• Starter: a partire da 3,9 $/utente/mese, include monitoraggio del tempo, fatturazione e strumenti di base per i progetti.
• Small Office & Business: i piani superiori aggiungono funzionalità avanzate come programmazione del team, gestione del budget e report.
• Prova: è disponibile una prova gratuita di 15 giorni, senza carta di credito.

Gestione di clienti e membri del team

©Business Guide- YouTube

Innanzitutto, devi aggiungere uno o più clienti. Serviranno dettagli come email, tariffe di fatturazione e condizioni di pagamento. In modo analogo, puoi aggiungere utenti affinché lavorino ai progetti. Imposta il loro ruolo e le ore fatturabili, così sarà facile calcolarne il compenso al termine del lavoro.

Creazione di un progetto

Per avviare un progetto, fai clic sul pulsante “Aggiungi progetto”. Dovrai inserire il nome del progetto, il cliente (facoltativo), indicare se le ore sono fatturabili o non fatturabili e specificare una tariffa oraria o un prezzo fisso: tutti questi dati ti aiuteranno successivamente a generare rapidamente le fatture.

Generazione delle fatture e gestione delle finanze

Paymo semplifica la fatturazione e la contabilità consentendo agli utenti di creare fatture direttamente dal tempo registrato. Puoi aggiungere i dettagli della fattura, impostare le condizioni di pagamento e applicare sconti. Paymo supporta i pagamenti online tramite PayPal, Stripe e Authorize.net.

Pro:

• Combina monitoraggio del tempo, gestione dei progetti e fatturazione in un unico strumento.
• Visualizzazioni flessibili dei progetti (calendario, bacheca, Gantt).
• Facile integrazione con le piattaforme di pagamento per una fatturazione rapida.
• Prezzo di partenza conveniente rispetto ai concorrenti.

Contro:

• Le funzionalità di collaborazione sono più limitate rispetto alle piattaforme più grandi.
• L'interfaccia sembra obsoleta rispetto ai moderni strumenti per progetti.
• Il piano gratuito è troppo restrittivo per un serio utilizzo aziendale.

Freshbooks

FreshBooks è stato progettato per i titolari di piccole imprese stanchi di fogli di calcolo poco pratici e fatture manuali. Riunisce fatturazione, pagamenti e spese in un unico posto, così sai sempre dove finisce il tuo denaro. Puoi creare fatture professionali in pochi secondi, impostare addebiti ricorrenti per i clienti abituali e persino monitorare il tempo direttamente nell'app. La dashboard offre un quadro chiaro del flusso di cassa, rendendo la contabilità meno problematica.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Crea rapidamente fatture e imposta pagamenti ricorrenti automatici.
• Monitora le spese e collegale a clienti o progetti.
• Monitoraggio del tempo integrato per le ore fatturabili.
• Condividi facilmente i dati finanziari con il commercialista o il team.

Piani e prezzi:

• Lite: a partire da 4,75 $/mese, include fatture per un massimo di 5 clienti.
• Plus: a partire da 7,50 $/mese, fino a 50 clienti, con fatturazione ricorrente e preventivi.
• Premium: a partire da 15 $/mese, clienti illimitati, report avanzati e promemoria automatici per i ritardi di pagamento.
• Select: prezzo personalizzato per le aziende più grandi.
• Prova: è disponibile una prova gratuita di 30 giorni.

Dashboard, clienti e fatture

Dopo aver inserito tutti i dati, viene visualizzata l'interfaccia del software. Nella barra laterale sinistra sono disponibili le schede Dashboard, Clienti, Preventivi, Fatture, Spese e Progetti. La dashboard offre una panoramica riepilogativa di tutto. Puoi personalizzare i campi e i dati che desideri visualizzare.

Creazione di un cliente

Accedi alla scheda dei clienti e seleziona “Crea nuovo”. Compila il modulo con tutte le informazioni pertinenti. Seguendo questo metodo puoi creare più clienti.

Creazione di progetti, fatture e registrazioni del tempo.

Dopo aver aggiunto l'elenco dei clienti, puoi creare un progetto o collegarlo a un cliente specifico. Monitora il tempo dedicato al progetto e crea le relative fatture. Tutti gli elementi sono collegati tra loro.

Pro:

• Molto intuitivo, anche per chi non è un esperto di contabilità.
• Supporta fatture ricorrenti e promemoria di pagamento.
• Buone funzionalità di monitoraggio del tempo e gestione delle spese.
• Si integra con molti gateway di pagamento e numerose app.

Contro:

• Diventa costoso con l'aumentare del team e del numero di clienti.
• Monitoraggio di base dell'inventario: non è ideale per le aziende incentrate sui prodotti.
• Personalizzazione limitata rispetto a un software di contabilità completo.

Software per la gestione e il monitoraggio del tempo

Se non monitori il tempo, lo perdi e, a volte, perdi anche denaro. Questi strumenti ti aiutano a registrare le ore, individuare il tempo sprecato e fatturare con precisione.

Toggl Track

Toggl Track è stato creato per un unico e semplice scopo: mostrare esattamente come impieghi il tuo tempo. Che tu sia un freelance che fattura a ore o il responsabile di un team che monitora la produttività, Toggl rende tutto semplicissimo. Avvia e interrompi i timer con un clic oppure lasciali funzionare in background, quindi trasforma le ore registrate in report e fatture chiari. Grazie alle integrazioni con oltre 100 app, si inserisce facilmente nel tuo flusso di lavoro esistente.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Timer con un clic o monitoraggio in background per registrare le ore di lavoro.
• Report dettagliati che mostrano come viene impiegato il tempo.
• Genera fatture direttamente dalle ore registrate.
• Si integra con strumenti come Asana, Slack e Google Calendar.

Piani e prezzi:

• Free: fino a 5 utenti, include monitoraggio del tempo illimitato e report di base.
• Starter: a partire da 9 $/utente/mese, aggiunge tariffe fatturabili, report salvati e modelli di progetto.
• Premium: a partire da 18 $/utente/mese, include promemoria per il team, previsioni dei progetti e assistenza prioritaria.
• Enterprise: prezzo personalizzato con controlli amministrativi avanzati.
• Prova: prova gratuita di 30 giorni per i piani a pagamento.

Aggiunta di clienti e progetti

Qui puoi aggiungere progetti, delegarli ai membri del team e collegarli ai clienti. Tuttavia, a differenza di altri software per la gestione dei progetti, viene data maggiore importanza agli aspetti temporali del progetto. Non sono necessari modelli o descrizioni del progetto.

Per creare un progetto, accedi alla scheda “Progetti” e seleziona “Crea nuovo”. Passa a “Opzioni avanzate”. Qui troverai altri campi da compilare. Puoi creare prima un progetto, assegnarlo ai clienti e aggiungere i membri del team oppure procedere nell'ordine inverso.

Creazione delle fatture

Man mano che continui a monitorare il tempo mentre lavori ai progetti e i dati iniziano ad accumularsi sotto forma di report, Toggl Track ti consente di creare automaticamente fatture sulla base di queste informazioni.

Pro:

• Interfaccia semplice e intuitiva che non richiede praticamente alcuna formazione.
• Report flessibili che possono essere condivisi con i clienti.
• Funziona su desktop, dispositivi mobili ed estensioni del browser.
• Ottimo piano gratuito per i piccoli team.

Contro:

• Non dispone di gestione dei progetti integrata, poiché è incentrato soltanto sul tempo.
• Il piano gratuito non include le tariffe fatturabili.
• Può sembrare limitato rispetto alle suite complete per la produttività.

Clockify

Clockify è uno strumento gratuito per il monitoraggio del tempo, pensato per i team che desiderano registrare le ore in modo semplice e senza funzionalità superflue. Basta premere avvia/interrompi per monitorare il tempo dedicato a un'attività e, alla fine della giornata, si ottiene una chiara suddivisione di chi ha lavorato a cosa. Oltre al monitoraggio, consente anche di registrare le spese, gestire i clienti e visualizzare dashboard sull'attività del team. Per le piccole imprese rappresenta una soluzione conveniente per mantenere precisi i fogli presenze senza ricorrere a software complessi.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Utenti, progetti e monitoraggio del tempo illimitati anche con il piano gratuito.
• Dashboard chiare che mostrano il lavoro giornaliero, settimanale o mensile.
• Registrazione delle spese per monitorare i costi dei progetti.
• Funzionalità per la gestione di clienti e team.

Piani e prezzi:

• Free: utenti e monitoraggio del tempo illimitati, report di base.
• Basic: a partire da 5,49 $/utente/mese, aggiunge promemoria, arrotondamento del tempo e controlli amministrativi.
• Standard: a partire da 7,99 $/utente/mese, include fatturazione, spese e report avanzati.
• Pro: a partire da 9,99 $/utente/mese, aggiunge tariffe fatturabili, gestione del budget e previsioni.
• Enterprise: prezzo personalizzato per i team di grandi dimensioni.
• Prova: prova gratuita di 7 giorni per le funzionalità a pagamento.

Creazione di progetti

Come nelle altre app per il monitoraggio del tempo, puoi aggiungere clienti e membri del team e creare progetti. Nella versione gratuita non sono disponibili modelli di progetto. Per creare un progetto, basta accedere alla scheda “Progetti” e selezionare Crea nuovo. Puoi assegnare ai progetti un colore personalizzato per riconoscerli facilmente.

Monitoraggio del tempo

Dopo aver configurato i progetti, ogni utente può selezionare un'attività dall'elenco e iniziare a monitorare il tempo: è davvero semplicissimo.

Pro:

• Ottimo piano gratuito con utenti illimitati.
• Interfaccia semplice e facile da usare.
• Monitoraggio delle spese integrato nei piani superiori.
• Ideale per i team che hanno bisogno soltanto del monitoraggio del tempo, senza funzionalità superflue.

Contro:

• Nessun modello di progetto integrato o funzionalità avanzata di gestione dei progetti.
• I report del piano gratuito sono essenziali.
• L'interfaccia è molto minimalista rispetto ai concorrenti a pagamento.

Ricerca nei documenti e gestione delle conoscenze

Quando i file aziendali si accumulano, il vero problema non è l'archiviazione, ma trovare quell'unico dettaglio nascosto al loro interno. È qui che gli strumenti di ricerca dedicati vengono in soccorso.

SeekFast

Gestire un'azienda significa dover affrontare una quantità infinita di report, fatture e file dei clienti. SeekFast ti evita di perdere ore a esaminarli uno per uno: cerca contemporaneamente in tutti i documenti e mostra in pochi secondi la riga esatta di cui hai bisogno.

SeekFast non cerca soltanto i nomi dei file: esamina il contenuto dei documenti ed estrae le righe esatte che stai cercando, come un Google personale per i tuoi file aziendali.

Ricerca in un massimo di un milione di file

SeekFast supporta quasi tutti i formati di documenti comuni, inclusi Word (doc), PDF, PowerPoint (ppt), eBook (epub), Excel (xls) e persino file di programmazione come HTML, CSS e C++. Può anche effettuare ricerche nei metadati dei file video e audio.

La versione gratuita consente di effettuare ricerche tra 50 file, mentre la versione a pagamento estende il limite a 1.000.000 di file, con una dimensione massima di 1 GB per file.

Soluzione di ricerca rapida senza indicizzazione

SeekFast è uno degli strumenti più veloci per il recupero delle informazioni. A differenza della maggior parte dei software che si basa sull'indicizzazione, un approccio che richiede tempo e consuma le risorse del computer, SeekFast legge inizialmente la cartella selezionata, quindi consente di effettuare ricerche e ottenere risultati immediati.

Se desideri risultati più mirati, puoi escludere determinati tipi di file deselezionandoli nelle impostazioni.

Contesto delle informazioni

A volte hai soltanto bisogno di ricordare rapidamente qualcosa su cui hai lavorato in passato. Invece di aprire ogni documento, SeekFast consente di visualizzare in anteprima il contesto dei termini di ricerca. Puoi persino espandere i risultati per comprendere meglio il contesto, risparmiando molto tempo.

Estrazione ed esportazione delle informazioni

Quando lavori con grandi quantità di file, SeekFast può aiutarti a estrarre i dati in modo efficiente. Puoi cercare termini specifici, filtrare i risultati ed esportarli in un file CSV. Questo rende molto più gestibili i grandi set di dati.

Pro:

• Estremamente veloce, senza necessità di indicizzazione.
• Supporta un'ampia gamma di formati di file, inclusi file di programmazione e metadati.
• Consente di filtrare per tipo di file per ottenere risultati più precisi.
• Modello con pagamento una tantum, senza abbonamenti.

Contro:

• Funzionalità di collaborazione limitate: è incentrato esclusivamente sulla ricerca.

Gestione dei clienti (CRM)

Le opportunità sfuggono quando i contatti sono dispersi. Un CRM riunisce tutte le informazioni sui clienti, le trattative e le attività di follow-up in un unico posto, così nulla viene dimenticato.

Salesforce Starter

Salesforce Starter è una versione semplificata del potente CRM di Salesforce, pensata per le piccole imprese che desiderano monitorare potenziali clienti e clienti acquisiti senza essere sopraffatte dalla complessità. Consente di archiviare tutte le informazioni sui clienti in un unico posto, seguire le opportunità di vendita e persino gestire campagne email di base. Per i team che vogliono abbandonare i fogli di calcolo o gli elenchi di contatti dispersi, offre una chiara visualizzazione della pipeline, così sai sempre quali trattative richiedono attenzione.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Database centralizzato per tutti i clienti e potenziali clienti.
• Monitora lead, opportunità e progressi delle vendite.
• Strumenti integrati per campagne email e follow-up con i clienti.
• Dashboard semplici che mostrano a colpo d'occhio la pipeline di vendita.

Piani e prezzi:

• Starter Suite: a partire da 25 $/utente/mese, include strumenti CRM, di assistenza e di marketing.
• Prova: è disponibile una prova gratuita di 30 giorni.

Aggiunta di un account

La prima cosa da fare è aggiungere un account. In Salesforce, un “Account” è un'azienda o una persona di cui è necessario monitorare progressi e informazioni. Accedi alla scheda Account e crea un nuovo account. Puoi aggiungere all'account tutti i dati personali.

Dopo averlo aggiunto, puoi eseguire numerose operazioni. Ad esempio, puoi programmare una riunione relativa all'account, inviare un'email o svolgere un'attività correlata.

Aggiunta di contatti

Puoi aggiungere più contatti associati a un account. Possono essere aggiunti singolarmente oppure importando un elenco tramite un file CSV.

In modo analogo, puoi accedere alla scheda dei servizi, che include opzioni per creare lead e opportunità. È disponibile uno strumento di comunicazione per inviare email a gruppi di clienti. Sono disponibili numerosi modelli di supporto.

Pro:

• CRM affidabile, con solide funzionalità di base adattate ai piccoli team.
• Aiuta a riunire vendite, assistenza e marketing in un'unica piattaforma.
• Buon supporto introduttivo e tutorial.
• Solido ecosistema di integrazioni.

Contro:

• Più costoso rispetto ad alcuni CRM leggeri.
• All'inizio può risultare complesso se non hai mai utilizzato un CRM.
• Alcune funzionalità avanzate sono riservate ai piani Salesforce superiori.

Gestione dei social media

Pubblicare ogni giorno su più piattaforme richiede tempo che non hai. Gli strumenti aziendali per i social media consentono di programmare, monitorare e gestire tutto da un unico posto, mantenendo la costanza senza fatica.

Buffer

Gestire manualmente i social media richiede ore: bisogna accedere a ogni piattaforma, pubblicare nei momenti giusti e monitorare separatamente le prestazioni. Buffer semplifica il processo consentendo di programmare i post su tutte le principali piattaforme da un'unica dashboard. Puoi pianificare in una sola sessione i contenuti di un'intera settimana, personalizzare i post per ogni social network e monitorarne successivamente le prestazioni. Per le piccole imprese è un modo semplice per mantenere una presenza online costante senza assumere un intero team di marketing.

Vantaggi principali per le piccole imprese:

• Programma post su Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, TikTok e altre piattaforme.
• Visualizza in anteprima e personalizza i post per ogni piattaforma prima della pubblicazione.
• Monitora il coinvolgimento e le statistiche sulle prestazioni.
• L'assistente IA suggerisce idee per i contenuti e didascalie.

Piani e prezzi:

• Free: fino a 3 canali con funzionalità di programmazione di base.
• Essentials: a partire da 6 $/mese per canale, aggiunge programmazione illimitata e statistiche.
• Team: a partire da 12 $/mese per canale, include funzionalità di collaborazione.
• Agency: a partire da 120 $/mese, pensato per la gestione di più marchi.
• Prova: prova gratuita di 14 giorni per i piani a pagamento.

Creazione di canali su Buffer

Per iniziare, devi aggiungere o collegare un canale social. Puoi aggiungere una pagina o un gruppo Facebook, un canale YouTube, un account X, una pagina o un profilo LinkedIn e fino a 11 diversi canali social.

Creazione di contenuti

Dopo aver collegato tutti i canali, accedi alla scheda “Crea”, dove puoi modificare e programmare contemporaneamente i post sui social media per più piattaforme. Puoi utilizzare l'assistente IA di Buffer per generare idee per i post. Puoi anche personalizzare i post, apportando piccole modifiche, per ogni singola piattaforma.

Pro:

• Molto facile da usare, anche per i principianti.
• Fa risparmiare ore consentendo di creare i post in gruppo e programmarli in anticipo.
• Riunisce tutte le principali piattaforme social in un unico posto.
• Prezzo di partenza conveniente.

Contro:

• I costi aumentano con l'aggiunta di altri canali.
• Assistenza clienti limitata nei piani inferiori.
• Le statistiche sono più essenziali rispetto agli strumenti di marketing specializzati.

Conclusione

Nessuna piccola impresa può permettersi di sprecare tempo. Gli strumenti giusti fanno avanzare i progetti, semplificano la fatturazione e automatizzano le attività relative a clienti e marketing.

Utilizza strumenti all-in-one (Asana, Monday.com, ClickUp, Bitrix24, Taskade) per mantenere i progetti sotto controllo. Aggiungi app per il tempo e le finanze (Paymo, FreshBooks, Toggl Track, Clockify) per assicurarti di non perdere ore e denaro. Affidati a SeekFast per trovare rapidamente le informazioni, a Salesforce Starter per gestire i clienti e a Buffer per mantenere una presenza costante sui social media e nella SEO.

Quale strumento aiuterebbe maggiormente la tua attività? Condividilo nei commenti qui sotto.